各區(qū)、市人民政府,市政府各部門,市直各單位:
現(xiàn)將修訂后的《青島市行政復議案件文書立卷歸檔規(guī)定》印發(fā)給你們,望認真遵照執(zhí)行。
第一條 為加強行政復議檔案的收集、整理和管理,使行政復議法律文書立卷歸檔工作標準化、規(guī)范化,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國行政復議法》和《青島市檔案管理條例》等有關法律、法規(guī)的規(guī)定,結(jié)合本市實際,制定本規(guī)定。
第二條 本市各級行政復議機關及具體辦理行政復議事項的行政復議機構(gòu),均須按本規(guī)定做好行政復議法律文書立卷歸檔工作。
第三條 行政復議案件文書是指一個行政復議案件從受理、審查到結(jié)案所形成的法律文書、公文、函電、圖片等。
第四條 行政復議案件文書立卷,實行一案一卷,一案一號制度,按照方便利用、利于保密的原則,單獨立卷。
第五條 各類行政復議案件文書必須用國際標準A4型紙。書寫材料應符合檔案保護要求（如用碳素墨水、藍黑墨水或墨汁）。打印件,必須用鋼筆、毛筆簽字或蓋章。
第六條 行政復議案件文書立卷歸檔工作由案件承辦人員具體負責,行政復議機構(gòu)負責人為立卷審核人。
第七條 行政復議機構(gòu)在受理行政復議案件后,案件承辦人員即開始收集、整理與本案有關的證據(jù)、依據(jù)和相關材料,在案件辦結(jié)以后,要認真檢查該案的文書材料是否收集齊全,若發(fā)現(xiàn)案件文書材料不完備,應當及時補齊或采取補救措施,并剔除與本案無關的文書材料。
第八條 立卷歸檔的行政復議案件文書材料,只留存一份原件立卷為正本,多余的決定書及其他文書材料,可以另立一卷為副本,副本可按正本收錄文書材料立卷,缺者可復印補足。
第九條 由行政復議機關向人民法院申請執(zhí)行的案件文書材料,可與原行政復議案卷合并立卷歸檔。
第十條 下列行政復議案件文書材料不歸檔,由承辦案件的行政復議機構(gòu)自行處理:（一）答復來信來訪到有關單位的;（二）轉(zhuǎn)交有關單位辦理的;（三）沒有參考價值的信封、工作材料;（四）內(nèi)容相同的重份文書材料;（五）法律等規(guī)范性文件的復制件;（六）與行政復議案件無關的其他文書材料。
第十一條 行政復議案件文書材料的排列順序:（一）案卷封面;（二）卷內(nèi)目錄;（三）行政復議決定書（正件及原件）;（四）規(guī)范性文件審查處理決定;（五）行政復議終止通知書（正件及原件）;（六）行政復議案件受理審批表;（七）行政復議申請受理通知書;（八）責令受理或直接受理通知書;（九）補正行政復議申請通知書;（十）行政復議申請書;（十一）申請人提交的證據(jù)清單及證據(jù)材料;（十二）申請人和委托代理人的身份證明及授權(quán)委托書;（十三）行政復議申請答復通知書;（十四）行政復議答復書;（十五）被申請人提交的證據(jù)清單及證據(jù)材料;（十六）被申請人的法定代表人和委托代理人的身份證明及授權(quán)委托書;（十七）第三人參加行政復議通知書;（十八）第三人提出的書面意見書;（十九）第三人提交的證據(jù)清單及證據(jù)材料;（二十）第三人和委托代理人的身份證明及授權(quán)委托書;（二十一）規(guī)范性文件處理轉(zhuǎn)送函;（二十二
）停止執(zhí)行通知書;（二十三）行政復議案件延期審批表、決定延期通知書;（二十四）行政復議中止及恢復審查通知書;（二十五）行政復議詢問、調(diào)查筆錄及調(diào)查核實的相關材料;（二十六）行政復議案件請示、報告、處理建議及批復等材料;（二十七）責令履行通知書;（二十八）各種行政復議文書的送達回證;（二十九）強制執(zhí)行申請書;（三十）行政復議建議書;（三十一）行政復議案件備考表（封底）。
第十二條 卷內(nèi)文書材料按排列順序,依次用阿拉伯數(shù)字編寫頁號,頁號應當用鉛筆填寫在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角。封面、卷內(nèi)目錄、備考表（封底）不編號。
第十三條 卷內(nèi)目錄應當按行政復議案件文書材料排列順序逐件填寫,卷內(nèi)目錄由順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目組成。
第十四條 案卷封面按規(guī)定逐項填寫。行政復議機關是區(qū)（市）政府的應寫區(qū)（市）政府法制辦公室,行政復議機關是各級政府部門的寫本部門名稱。案由要用簡明、準確的法律述語填寫。申請人、被申請人、第三人應當寫全稱。復議請求、結(jié)果、日期,應根據(jù)案件實際簡單、明確地填寫。
第十五條 案卷封面、卷內(nèi)目錄要用鋼筆或毛筆按規(guī)定項目逐項填寫齊全或用微機打印。字跡要規(guī)范、工整、清楚,打印編排要符合規(guī)范要求。
第十六條 案卷裝訂前應當注意下列事項:（一）破損或字跡模糊的文書材料應修補或復制,復制件應置于原件前面;（二）大于A4標準規(guī)格的紙張應折疊,小于A4標準規(guī)格的紙張應托裱;（三）案卷裝訂不得壓住字跡或圖畫;（四）需要附卷保存的信封,要打開展平加貼襯紙,郵票不得撕揭;（五）外文及少數(shù)民族文字材料應附漢語譯文;（六）文書材料上的金屬物必須剔除,以防銹蝕。
第十七條 每卷的厚度以不超過15毫米為宜。材料過多的,應當按順序分冊裝訂。
第十八條 案卷采用三孔一線左側(cè)裝訂,長度160毫米左右為宜,并在卷底裝訂線結(jié)扣處粘貼封志。裝訂時不得把文字訂在線里。
第十九條 行政復議案件結(jié)案后3個月內(nèi)立卷,并向本單位檔案部門移交。行政復議檔案應按規(guī)定定期向同級檔案部門移交。
第二十條 隨卷歸檔的音像材料等,按音像檔案管理辦法整理。
第二十一條 凡紙張類的證物,均應裝訂入卷,不能隨卷保存的應當拍照片附卷,原物按有關規(guī)定經(jīng)領導審批后處理。
第二十二條 《備考表》印制在封底上。有關卷內(nèi)文書材料的情況說明,應當逐項填寫在備考表內(nèi),若無情況說明,也應將立卷人、審核人的姓名及立卷時間填上以示負責。
第二十三條 卷內(nèi)文書材料涉及國家機密和個人隱私的,應當列為密卷,歸檔時在案卷封面右上角加蓋密級章。密級的確定、變更、解密,依照《中華人民共和國保密法》及其實施辦法的規(guī)定辦理。
第二十四條 案卷排列按保管期限至結(jié)案時間的順序進行。即先將案卷保管期限分為永久、長期、短期3部分;每一種保管期限的案卷按結(jié)案時間順序排列。
第二十五條 行政復議案件檔案應按保管期限編制案卷目錄。每種保管期限的案卷號從“1”開始編起,案卷形成滿20年,案卷號截止,案卷目錄隨之截止,另起一冊。案卷目錄包括案卷號、案由、申請人、結(jié)案日期、頁數(shù)、期限、備注等項。
第二十六條 各級行政復議機關應建立檔案保管、保密、借閱利用等制度,指定專人負責行政復議檔案的管理。行政復議檔案一般不得外借。
第二十七條 行政應訴案件文書的立卷歸檔,參照本規(guī)定辦理。
第二十八條 本規(guī)定自2003年7月24日起施行。
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