年度期數
2010年第8期
總期刊數
總第201期
成文日期
2010-04-16
發(fā)布日期
2010-04-16
發(fā)文字號
青政辦字〔2010〕42號
各區(qū)、市人民政府，市政府各部門，市直各單位：
去年以來，各部門、各單位認真貫徹國家、省和市政府有關規(guī)定，努力規(guī)范公文制發(fā)工作，報送的政府公文代擬稿總體情況較好，但個別部門和單位的公文代擬稿仍然存在報送不及時、會簽不全、體例格式不規(guī)范、有關責任人未在發(fā)文稿紙上簽字或發(fā)文稿紙?zhí)顚懖粶蚀_等問題。近期，市領導就公文處理工作多次作出批示，要求嚴格公文制發(fā)工作。為落實市領導批示要求，根據上級公文處理工作有關要求，結合我市實際，現就進一步規(guī)范公文制發(fā)工作有關事項通知如下：
一、各部門和單位要嚴格執(zhí)行政府公文制發(fā)標準，凡法律法規(guī)有明確規(guī)定或已公開全文播發(fā)見報的；過去已有明確規(guī)定，沒有新的部署要求和實質性變化；領導同志在會議上的講話已印發(fā)與會人員；例行性和階段性的工作部署、工作檢查或要求下級上報有關情況、數據資料等不再印發(fā)文件。
凡年度計劃以外需制發(fā)的政府文件，須提前報市政府辦公廳審核，并征得分管市領導同意后，再行擬文；屬于部門職責范圍的事項，由部門發(fā)文。
二、政府公文代擬稿要符合國家的法律法規(guī)及市委市政府有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定，應上市政府有關會議研究，并加以說明。
三、政府公文代擬稿的語言要平實、明確、簡煉、精確、得體，力求意盡文止，重要決策性公文一般不超過5000字，其他公文一般不超過3000字。
四、嚴格執(zhí)行國務院辦公廳秘書局《關于加強對行政機關公文中涉及字母詞審核把關的通知》（國辦秘函〔2010〕14號）規(guī)定，代擬政府公文時一般不得使用字母詞，確需使用字母詞的，應在文中首次出現時以括注方式注明已經國務院語言文字工作部門或者其他有關部門審定的漢語譯名。代擬政府公文時如不能確定字母詞準確的漢語譯名，要主動征求語言文字部門或者其他有關部門的意見，使用其推薦的漢語譯名。此外，對于國家權威機構編寫的漢語詞典中收錄的字母詞，已有對應漢語譯名的，可使用其漢語譯名。
五、制發(fā)市政府規(guī)章、地方性法規(guī)草案議案，按照有關立法程序辦理。
六、市政府決定成立的議事協(xié)調機構和臨時機構，由主辦單位代擬政府公文，經市編制和組織部門審查后送市政府辦公廳綜合室審核；其他因工作需要成立議事協(xié)調機構和臨時機構的，有關單位應先向市編辦提出申請，待同意成立后由市編辦代擬政府公文；議事協(xié)調機構和臨時機構因組長(主任、指揮)工作變動需進行調整的，由主辦單位代擬調整公文，市政府辦公廳發(fā)文公布，其他成員如有變動，由該機構自行公布。
七、為建立聯席會議制度而單獨制發(fā)的公文，由聯席會議牽頭單位發(fā)政府授權件；政府公文中建立聯席會議制度的，僅明確聯席會議職能及牽頭單位或組長，成員單位由聯席會議自行發(fā)文明確。
八、政府公文代擬稿部門和單位擬稿完畢后,要準確填寫發(fā)文稿紙。擬稿人應在發(fā)文稿紙上清楚填寫主辦單位名稱、主送機關、抄送機關，并在“擬稿”欄內簽署姓名和時間、聯系電話；分管保密工作的單位負責人應確定公文密級和政務公開選項（選“不公開”項的要簡要說明理由）,并在相應欄內簽署姓名；主辦單位辦公室主任(秘書處處長)對代擬公文審核無誤后,在“核稿”欄內簽署姓名和時間；主辦單位領導審核后，在“負責人審簽”欄內簽署姓名和時間。
九、政府公文代擬稿涉及其他單位職責或涉及需其他單位協(xié)助方可完成的工作,應進行會簽。會簽由主辦單位負責,會簽單位應于3個工作日內出具會簽意見，單位領導應在發(fā)文稿紙“會簽單位”欄內簽名（因會簽單位多或急件等原因，主辦單位通過金宏網征求意見的，會簽單位反饋意見時，應加蓋本單位印章及會簽領導的職務、姓名）；如會簽單位有不同意見,主辦單位的主要領導應出面協(xié)調,對協(xié)商統(tǒng)一后的會簽意見,主辦單位應將其納入代擬公文,不得擅自更改。經協(xié)調仍達不成一致意見的,應提請相關領導協(xié)調。
以市政府名義或以市政府辦公廳名義表彰先進，要分別征求市紀檢監(jiān)察、綜合治理、人口計生、信訪、審計等部門的意見，企業(yè)領導干部還需征求工商、國資、稅務、環(huán)保等部門的意見，有關職能部門和單位出具書面意見后，經市人力資源社會保障局審查簽字；涉及市管干部的表彰，經市委組織部審查同意后，還須送市紀委（監(jiān)察局）審查，并由審查部門的相關領導在發(fā)文稿紙上簽名。
政府公文中涉及金融工作的，須由市金融辦審查簽字；涉及節(jié)慶會展工作的，須由市會展辦審查簽字。
行政規(guī)范性政府公文，應當采取書面征求意見或召開座談會、論證會、聽證會等形式，聽取公民、法人或者其他組織的意見，并經市政府法制部門審查。
十、會簽完畢后,主辦單位要將政府公文代擬稿、會簽單位出具的會簽意見及發(fā)文說明等相關材料附在發(fā)文稿紙之后，一并送市政府辦公廳綜合室審核。所有政府公文的送簽須由辦公廳統(tǒng)一辦理，代擬稿單位不得徑送市領導簽發(fā)。
十一、政府公文代擬稿電子版一律通過金宏網公文制發(fā)流轉中心發(fā)至辦公廳綜合室，發(fā)送時文件名、金宏網標題和公文標題應規(guī)范、一致。
密級政府公文的代擬稿電子版須刻錄光盤送辦公廳綜合室，不得通過其他方式發(fā)送。
十二、上級機關要求市政府報送的公文有明確時限要求的,主辦單位接到擬稿任務后,應在所余報送時限的一半時間內完成代擬稿并報送市政府辦公廳綜合室。
需作為急件處理的政府公文，代擬稿部門和單位須有確實充分的理由，并在發(fā)文稿紙備注欄中注明。
十三、政府公文的信息公開工作，按照《青島市人民政府關于加快推進政府信息公開的實施意見》（青政發(fā)〔2008〕51號）和市委辦公廳、市政府辦公廳聯合下發(fā)的《關于規(guī)范金宏網黨政機關文件公開發(fā)布的通知》（青廳字〔2009〕24號）執(zhí)行。
附件：1青島市人民政府發(fā)文稿紙
2政府公文格式要素標識規(guī)則
附件一：
青島市人民政府發(fā)文稿紙
附件二：
政府公文格式要素標識規(guī)則
政府公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成，具體要求如下：
一、秘密等級和保密期限
涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限。秘密等級用3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開?！敖^密”、“機密”級公文應當在版心左上角第1行標明份數序號。
二、緊急程度
緊急公文應當根據緊急程度，用3號黑體字頂格在版心右上角第1行標識“特急”或“急件”，兩字之間空1字。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。同一公文既是密件又是急件的，秘密等級標于緊急程度之上。
三、發(fā)文機關標識
發(fā)文機關標識一般由發(fā)文全稱或者規(guī)范的簡稱后加“文件”組成，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。發(fā)文機關標識推薦使用文星簡美黑體字，用紅色標識。字號應小于22mm×15mm（高×寬）。聯合行文，應當列明聯合行文的各機關名稱。同級行政機關聯合行文，主辦機關應當排前，“文件”置于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排布；行政機關與其他機關聯合行文，應當以黨、政、軍、群次序排列。
四、發(fā)文字號
發(fā)文字號一般由行政區(qū)域代字、機關代字、年份、序號組成，必要時可根據需要加入專業(yè)職能代字。聯合行文只標明主辦機關發(fā)文字號。行政區(qū)域代字、機關代字應當使用規(guī)范的簡稱。本機關簡稱可能與其他機關簡稱相混淆的單位，由雙方商定各自機關代字并報上級機關辦公廳（室）備案。新設行政機關啟用發(fā)文字號前要向上級機關辦公廳（室）備案。公文年號、序號一律用阿拉伯數碼標識；年份應當標全稱，用六角括號“〔〕”括入，置機關代字或專業(yè)職能代字之后、序號之前。序號不編虛位（即1不編為001），除會議紀要外，不加“第”字?！鞍l(fā)文字號”用3號仿宋體，居中排布。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
五、簽發(fā)人
上行公文應當注明簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號距版心左邊空1字，簽發(fā)人姓名距版心右邊空1字。聯合上報的公文主辦機關簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名下按發(fā)文機關順序依次排列。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人姓名和電話。簽發(fā)人用3號仿宋體字，其后標全角冒號，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。
六、標題
公文標題應當準確簡要概括公文的主要內容，一般由發(fā)文機關全稱或規(guī)范的簡稱、公文主題、公文種類三部分組成，轉發(fā)類公文標題，應當避免冗長。在標題中除法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性公文名稱加書名號外，一般不加標點符號。公文標題置紅色反線下空2行，用2號小標宋體字（也可用2號宋體加粗），可分一行或多行居中排布；回行時，應當詞意完整，排列對稱，間距恰當。
七、主送機關
公文的主送機關應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，置于標題之下、正文之前，頂格并加冒號。會議紀要等文種，可將主送機關置于版記首行。
八、正文文字及版心尺寸
公文文字一律從左至右橫寫、橫排。正文用3號仿宋體字，每頁22行，每行28個字（不含頁碼）。公文中小標題可用3號小宋體字或黑體字。公文版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)。
九、附件
公文如有附件，居正文空1行，左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱，附件序號使用阿拉伯數碼（如“附件”：1×××）；附件名稱后不加標點符號。附件應當與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”（黑體3號字），附件序號和名稱前后應當標識一致。附件與正文不能一起裝訂的，應當在附件左上角第1行頂格標識公文發(fā)文字號并在其后標識附件。
十、印章
公文除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，均應當加蓋發(fā)文機關印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。
印章應當上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間。當印章下弧無文字時，采取下套方式，即僅以下弧壓成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上，不再落款。
兩個機關聯合下發(fā)公文時，應當將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。3個以上機關聯合行文需加蓋3個以上印章時，應當將各發(fā)文機關名稱按印章順序排列在相應位置，印章居中加蓋或套印在其上。每排最多排3個印章，兩端不超出版心；最后一排如余下一個或兩個印章的，均居中排布；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。當空白處不能空下印章的位置時，應當采取調整行距、字距解決，印章與正文必須同處一面，不得采取加頁標識“此頁無正文”的方法。
十一、成文日期
公文的成文日期，以負責人簽發(fā)的日期為準；聯合行文，以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。電報，以發(fā)出日期為準，“成文日期”右空4字標注于正文之后。
十二、附注
公文如有附注，應當列于印章、成文日期下一行，用3號仿宋字，居左空2字標識在圓括號內。
十三、主題詞
公文應當標注主題詞。上報公文應當按照上級機關要求標注主題詞，“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字（可用3號宋體加粗），詞目之間空1字。主題詞標注于抄送機關之上。
十四、抄送機關
抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。抄送機關應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。位于主題詞下1行，左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開。抄送機關次序以黨、政、軍、群排列。主送機關移后的，標識方法同抄送機關。
十五、印發(fā)機關、印發(fā)日期
印發(fā)機關列抄送機關之下，用3號仿宋體字。印發(fā)機關距版心左邊空1字，印發(fā)日期距版心右邊空1字。印發(fā)日期以公文付印日期為準，用阿拉伯數碼標識。
十六、公文頁碼
公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻滓院蟮捻摬粯俗R頁碼。
十七、公文裝訂
公文裝訂應左側裝訂，不掉頁。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固。
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